Организация финансового центра для гостиничной сети

Организация финансового центра для гостиничной сети

ImageКаким образом руководство и собственники гостиничных сетей могли бы получать оперативную и достоверную информацию о деятельности гостиниц в удобной для них форме, как улучшить управляемость несколькими гостиницами в сети и обеспечить их экономическую безопасность и снизить потери?

Президент компании «М-Аудит» Кира ФОРЕСТЕР считает, что в таком случае целесообразно создание финансового центра, единого для всех гостиниц сети и обслуживающих их компаний.

Финансовый центр — это структура, в которую происходит передача учетной информации из всех гостиниц сети, а также ее дальнейшая группировка, анализ и предоставление оперативной, полной и достоверной информации руководству и собственникам гостиничной сети. Финансовым центром также осуществляется контроль всех гостиниц и обслуживающих их компаний. 

При создании такой структуры можно добиться прозрачности процессов, а следовательно, управляемости сети, снижения злоупотреблений, ошибок и потерь, повышения уровня безопасности.

При организации финансового центра следует стремиться к автоматическому формированию управленческих отчетов, включая консолидированные. При этом формы отчетов должны быть удобными, информативными, иметь возможность автоматического формирования, в том числе с учетом требований международных стандартов. Отчеты должны формироваться за любой период, по факту и по исполнению бюджета, в сравнении с другими показателями, по каждой гостинице, подразделению или группе подразделений и по гостиничной сети в целом. Степень их детализации и группировки должна позволять формировать отчеты по видам доходов и расходов и т.п. При этом важно, чтобы у заинтересованных пользователей была возможность «проваливаться» в интересующие строки отчетов до уровня операций, из которых они состоят.

Естественно, уровни доступа к данной информации, форма ее подачи и объем должны варьироваться в зависимости от того, кто этой информацией пользуется.

Это даст возможность получать максимально оперативную и достоверную информацию руководством и, соответственно, использовать ее для принятия управленческих решений.

При автоматическом формировании отчетов снижается до минимума вероятность недостоверности отчетов, как вследствие ошибок, так и в случае заведомого искажения сведений.

Вести отдельно управленческий, а отдельно бухгалтерский учет бессмысленно, трудоемко и небезопасно. Так же как и вручную или полуавтоматически вносить в управленческий учет данные из разных источников, включая бухгалтерский учет. В таком случае невозможно «проваливаться» в нужные строки отчетов, а интересующую информацию необходимо дополнительно запрашивать.

Поэтому организация управленческого учета возможна и предпочтительна на базе бухгалтерского учета, но бухгалтерский учет при этом должен быть четко регламентирован и единообразен для всех гостиниц и обслуживающих компаний.

Кроме того, детализация и объем информации должны быть такими, чтобы обеспечить данными управленческую отчетность. То есть источник информации, которую хотят видеть собственники и менеджеры, должен содержаться в бухгалтерском учете. При этом совсем не обязательно, чтобы одни и те же операции отражались одинаково в бухгалтерии и управленческой отчетности. Например, гостиницы являются частью сети, а формально — это отдельные юридические лица, соответственно, внутренние обороты между ними не изменяют доходной и расходной части консолидированного отчета сети в целом, а доходы и расходы в бухгалтерии разных юридических лиц формируются. Подобных примеров очень много.

При этом на снижение уровня безопасности информации такая постановка учета не влияет. Скорее уровень конфиденциальности возрастает, так как в формировании управленческих отчетов участвует меньшее количество людей, а доступы к отчетам ограничиваются. При занесении определенной операции в бухгалтерский учет бухгалтер может не знать, как эта операция отразится в управленческом отчете или отчетности по международным стандартам.

Но для такой организации учета необходимо обеспечить своевременное и полное предоставление документов и информации бухгалтериям гостиниц или финансового центра от других департаментов и контрагентов, а также оперативное и правильное отражение бухгалтерами текущих операций. Эта задача является самой сложной, так как больше всего подвержена человеческому фактору. Поэтому данный этап организации финансового центра, как и все остальные, должен быть очень четко регламентирован и строго соблюдаться. В противном случае, мы не достигнем тех целей, к которым стремимся: информация будет неполной и несвоевременной.

Сами регламенты и операционные стандарты должны не просто существовать, они должны быть «живыми», то есть соответствовать текущей ситуации в сети (используемым программным продуктам, бизнес-процессам, организационной структуре и т.п.). Кроме того, они должны быть читаемыми и по объему, и по форме предоставления информации теми лицами, на которые они рассчитаны. Все регламенты должны быть максимально подробными и отражать все бизнес-процессы гостиничной сети, определять взаимодействия департаментов, должностных лиц, гостиниц в сети и между другими внутренними структурами, а также описывать бизнес-процессы при работе с клиентами и внешними контрагентами. А главное — стандарты и регламенты должны соблюдаться. Это сможет обеспечить только системный контроль.

Одной из основных функций финансового центра является обеспечение контроля деятельности всех гостиниц, включая контроль расходов, анализ деятельности и оценку управленческих решений. А организация системного внутреннего контроля, включающего проведение различных контрольных процедур, например, внутренний аудит, ревизии, контрольные заезды, инвентаризации и другие мероприятия, сокращает неоправданные расходы, выявляет злоупотребления и их возможности, позволяет поддерживать слаженную работу всех звеньев системы.

Построенная таким образом система учета, анализа и контроля, делает бизнес в целом прозрачным, управляемым, а получаемую собственниками и руководителями информацию — достоверной. Это снижает потери в оперативной деятельности и при инвестициях увеличивает стоимость самого бизнеса. Такая структура также дает возможность быстрого роста и увеличения количества гостиниц в сети без потери контроля и управляемости.

Кира Форестер закончила Финансовую Академию при Правительстве РФ (факультет учета, анализа и аудита) и Государственную Юридическую Академию по специальности «Гражданское право». Кандидат экономических наук. За все время юридической практики не проиграла ни одного дела. Успешно участвует в противодействии корпоративным захватам. В 1995 году основала и возглавляет более 13 лет компанию «М-Аудит», которая предоставляет финансовые и юридические услуги. «М-Аудит» является членом Аудиторской палаты России и имеет ряд филиалов в крупных российских городах. На сегодняшний день компания специализируется на организации и аутсорсинге бухгалтерий гостиниц и гостиничных сетей и при этом несет полную материальную ответственность. Организация и сопровождение финансовых центров является одним их основных направлений деятельности компании.

Комментариев еще нет

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Решите несложную задачку *