Чем оснастить конференц-зал?

Чем оснастить конференц-зал?

ImageПрограмма – технический минимум.

Стоимость конференц-услуг, предлагаемых корпоративным клиентам в гостиницах и пансионатах, в немалой степени зависит от технического оснащения конференц-залов и переговорных комнат. В данной связи одним из обязательных условий долгосрочного сотрудничества является предоставление заказчику конференц-помещений с требуемой функциональностью. В таком случае, даже если стоимость услуг окажется выше средней по рынку, организатор мероприятий выберет вас, поскольку он хочет быть уверенным: все пройдет без технических накладок, а участникам будет комфортно.

Что же нужно клиенту, какой должна быть минимальная комплектация зала, как спроектировать систему с учетом ее последующего расширения, что необходимо предусмотреть для различных сценариев использования помещений — об этом нам рассказал начальник департамента комплексных решений компании «ДеЛайт 2000» Владимир ИВАНОВ. 

Все предстоящие затраты по оснащению конференц-зоны нужно рассматривать в первую очередь как инвестиции в создание дополнительного источника доходов в будущем от его сдачи в аренду. С этой точки зрения необходимо выяснить, что требуется основному потоку клиентов, и создать гибкое решение, позволяющее проводить в одном и том же помещении мероприятия различных форматов — обучающие семинары, презентации, партнерские конференции, собрания акционеров и др., быстро перенастраивая оборудование. При таком универсальном варианте часть устройств стационарно размещается в помещениях, а оставшееся оборудование устанавливается и подключается по мере необходимости.

Что входит в «минимальный технический набор»?

Развитие информационных технологий приводит к тому, что с каждым годом уровень запросов растет, пользователям уже недостаточно простого комплекта «ноутбук + DVD + проектор + экран + микрофон + колонки». Клиенты могут попросить записать мероприятие на DVD, организовать трансляцию выступлений на дополнительном экране или подключить отдельный монитор для президиума. Давайте разберемся, что же необходимо в первую очередь, а какие возможности можно сделать опциональными.

В любом конференц-помещении прежде всего требуются средства отображения информации. Выбор конкретных устройств зависит от конфигурации зала и бюджета проекта; обычно используется хорошо зарекомендовавшая себя пара «проектор + экран». В конференц-залах в отличие от переговорных нередко требуется более мощный проектор, иногда (например, если зал очень широкий и длинный) помимо основного экрана устанавливаются дополнительные — чтобы зрителям, находящимся на последних рядах или боковых местах, было комфортно работать с визуальной информацией. Дополнительные дисплеи могут дублировать информацию или отображать справочные данные (расписание выступлений, статичные схемы и т. д.). Это могут быть жидкокристаллические или плазменные панели на подвижных стойках либо дополнительные экраны с проекторами, закрепленные под потолком.

Некоторые экраны могут усиливать падающий свет или повышать контрастность изображения для работы в сильно освещенном зале. В больших залах предпочтение следует отдавать моторизованным экранам — они автоматически убираются в корпус после работы. Конкретная конфигурация и расположение устройств отображения выбирается только после предварительного обследования помещения.

Аналогично обстоит дело и со звуковым оборудованием. Участники конференции или семинара должны не только видеть, но и слышать доклады выступающих и дополнительные аудиоматериалы, причем слышать, не напрягаясь. Как правило, в конференц-залах и переговорных делают двойную звуковую систему. Первая часть — так называемая система public address, предназначенная для работы с проводными и радиомикрофонами, для озвучивания обычных аудио- и видеозаписей. Вторая часть — аппаратура для озвучивания материалов, записанных в современных звуковых стандартах: Dolby Digital, DTS и т. д. Материал, подготовленный организаторами, призван оказать определенное воздействие на публику, поэтому качество звука очень важно. С учетом того, что стоимость комплекта звукового оборудования Hi-End может варьироваться от нескольких тысяч до десятков тысяч долларов, к вопросу звукового оснащения необходимо подходить творчески, чтобы, с одной стороны, достаточно быстро окупить затраты, а с другой, чтобы не пришлось краснеть перед гостями за плохое качество звука.

Третья составляющая — источники информации. Клиенты должны иметь возможность подключить свои компьютеры или ноутбуки. Если гости принесли DVD, значит, необходим DVD-проигрыватель или компьютер, чтобы прочитать информацию на дисках. В конференц-зале обязательно должен быть набор устройств для чтения информации со всех возможных типов носителей, включая магнитофонные аудиокассеты и flash-карты.

Оборудование для протоколирования пока не входит в минимально необходимый комплект, но вскоре обязательно будет в него включено. На конференции или семинаре люди слушают доклады, смотрят иллюстрации к ним и хотят сохранить эту информацию в виде аудио- или видеозаписей.

Очень важной составляющей оснащения конференц-зала является система коммутации. Именно она отвечает за качество и правильность передачи видео- и звуковой информации, за удобство использования всего оборудования комплекса, за возможности его расширения и модернизации. Если комплекс достаточно сложен, применяется внешняя система управления. Она позволяет осуществлять коммутацию и настройку устройств с единого пульта (сенсорной панели или компьютера), не прибегая к сложным манипуляциям с множеством аппаратов. При выборе конкретной реализации основным критерием считается удобство работы участников мероприятий, чтобы им было понятно, как всей этой техникой пользоваться.

Как быстро можно научиться управлять мультимедийным залом?

При наличии системы управления каждый, даже плохо знакомый с компьютером человек за десять минут может стать оператором! От пользователя требуется только нажать несколько кнопок на панели или пульте управления — и больше ничего! Все кнопки, отвечающие за определенные устройства, подписаны: «Компьютер», «Проектор», «Экран», «Микрофон». Нажатие кнопки может запускать запрограммированный сценарий: экран опускается в рабочее положение, проектор включается и начинает транслировать сигнал с выбранного источника.

Устройства управления могут также обеспечивать разные уровни доступа. Например, пульты и панели оператора конференц-зала обеспечивают управление всем установленным оборудованием, а для докладчика доступны лишь функции, относящиеся к управлению презентационными устройствами и освещением.

Есть ли принципиальные отличия в оснащении переговорных комнат?

Если зал вмещает порой более сотни гостей, переговорная комната рассчитана на 6—12 человек. В ней может не быть необходимости в микрофонах, но система озвучивания должна присутствовать — для таких источников сигнала, как колонки, усилитель (к которому подключается компьютер), DVD- или аудиопроигрыватель. Для отображения информации нужны проектор и экран. Можно использовать мобильный комплект, он более дешевый, но «съедает» площадь и без того небольшого помещения и ограничивает комфорт гостей: проектор необходимо где-то разместить, от него тянутся провода, перед экраном нельзя стоять…

Стационарная же установка при условии правильного проектирования никому не мешает. Например, проектор расположен в нише под потолком и «появляется» по требованию системы управления (иначе говоря, при нажатии кнопки), точно так же из ниши в потолке опускается экран. В нерабочем состоянии эти устройства не видны. Для небольших переговорных в качестве дисплеев нередко используются плазменные или жидкокристаллические панели.

Для озвучивания видеоматериала в переговорных, оснащенных проектором, иногда достаточно акустики самого проектора. Но отдельные кнопки для прослушивания аудиозаписей никогда не помешают (например, если проектор выключен). А в больших переговорных все же рекомендуется предусмотреть возможность использования хотя бы одного-двух микрофонов. Система коммутации и управления принципиально ничем не отличается и зависит только от функциональности всего аудиовизуального комплекса.

Как сделать, чтобы клиенты могли подключать свои устройства?

И в конференц-зале, и в переговорной необходимо обязательно предусмотреть подключение пользовательских источников. Существует большой выбор различных панелей или лючков с набором разъемов, которые незаметно встраиваются в различных точках зала: в стены, колонны, в пол, подиум, трибуну докладчика и т. д. Все они подсоединены через систему коммутации к устройствам отображения информации и звукового сопровождения.

Если конференц-зал используется и как банкетный?

Когда банкетный зал не является полноценной концертной площадкой, никаких дополнительных устройств, кроме качественного проигрывателя, не требуется. Банкеты и фуршеты сопровождаются фоновой музыкой, а это значит, что должна быть возможность легко менять музыкальные диски. Нередко на банкетах нужны мобильные микрофоны — для ведущих, для желающих произнести тост или для тамады. Два-три радиомикрофона на банкетный зал не будут лишними. Этот же комплект микрофонов можно использовать во время проведения конференций для выступающих и вопросов из зала.

Система синхронного перевода: стандарт или опция?

Потребность в таком оборудовании возникает при проведении в отеле международных мероприятий. Конечно, подобная система — вещь дорогая. Существуют стационарные (встроенные) и мобильные системы синхронного перевода. Стационарные обычно используются в конференц-отелях, где существует отдельный зал или залы для международных мероприятий. Эти залы постоянно востребованы — в противном случае приобретать встроенную систему просто не имеет смысла. Дело в том, что она сильно ограничивает функции зала — мебель с вмонтированным оборудованием (кресла с подключением наушников и т. п.) невозможно переставить.

Если услуга синхронного перевода востребована периодически, имеет смысл подумать о мобильном комплекте. Его достаточно подключить к общей звуковой системе зала, раздать гостям наушники — и можно начинать мероприятие. Мобильное решение стоит дороже, чем оборудование для стационарной системы. Вместе с тем стоимость проектирования и монтажа стационарной системы практически нивелирует разницу в цене. Использование мобильной системы предусматривает и более гибкий вариант: приобретается минимальное количество комплектов наушников, а дополнительные комплекты берутся в аренду при необходимости.

Сколько стоит небольшой универсальный конференц-зал?

Говоря об оснащении, многие подразумевают покупку и установку техники в отделанное «под ключ» помещение. Однако, занимаясь ремонтом квартиры, вы, пожалуй, не станете менять окна после отделки стен, ведь работу придется повторять заново. Аудиовизуальный комплекс (именно так называется совокупность презентационных устройств) — те же «окна»: его проектирование осуществляется одновременно с проектированием всех коммуникаций помещения: электрических, водоснабжения, канализации и др., а монтаж — на стадии «коробки».

Простейший аудиовизуальный комплекс может состоять из мобильного проектора со встроенным динамиком и переносного экрана на треноге — это будет стоить 3000 долларов. Для зала с подобным оборудованием найдутся свои клиенты, и тем не менее он вряд ли будет конкурентоспособным. Судя по нашему опыту, проектирование, приобретение и установка аудиовизуального комплекса, а также системы управления и коммутации для конференц-зала с одним проектором обходится в сумму от 20 до 50 тыс. долларов. За эти деньги можно создать условия для комфортной работы гостей и персонала. Отелю будет легко обслуживать помещение, а клиентам — удобно им пользоваться.

Специфика гостиничного конференц-зала предполагает достаточно жесткий режим эксплуатации оборудования, вот почему надо уделить повышенное внимание надежности всех компонентов, максимально уменьшая вероятность выхода техники из строя. Это позволит избежать нежелательных потерь от вынужденных простоев. Даже при ограниченном бюджете лучше предпочесть более качественные решения, а в проект заложить возможность модернизации.

Бюджет оснащения переговорной такой же. Размеры помещения влияют в первую очередь на размер экрана и мощность проектора, а стоимость остального оборудования, проектирования и инсталляции отличается незначительно и зависит от параметров и архитектурных особенностей помещения.

Кто занимается проектированием и инсталляцией аудиовизуальных комплексов?

Очень часто заказчики относят аудиовизуальный комплекс к оборудованию из области информационных технологий и обращаются за проектом в компьютерную компанию. Однако средства аудио- и видеообеспечения, коммутации, управления на деле не имеют ничего общего с компьютерной техникой. Для построения компьютерной сети достаточно сетевого кабеля, а при инсталляции аудиовизуального комплекса используется до десятка различных видов соединений, необходимо правильно и быстро преобразовывать сигналы различных типов (аудио-, видео-, компьютерные, управляющие и др.). Поэтому проектировать аудиовизуальный комплекс должна компания, специализирующаяся в данной области, — AV-интегратор (AV расшифровывается как audiovisual). Чтобы комплекс был оптимально продуман с учетом всех потребностей заказчика и особенностей помещения, нужно обращаться именно к таким специалистам. Их можно привлекать и в качестве экспертов для расчета проекта или подготовки спецификации. Лучше, если та же компания выполнит монтаж и настройку оборудования, программирование системы управления. Трудоемкую же задачу прокладки кабелей можно поручить фирме, занимающейся монтажом слаботочного оборудования в вашей гостинице.

Необходим ли отелю специалист, помогающий клиентам управлять аудиовизуальным комплексом?

Если речь идет о минимальном оснащении и установке системы управления, имеющей понятный интерфейс, наличие такого специалиста не обязательно. В зале нужно установить стойку с оборудованием (источниками сигнала) — ее можно замаскировать под мебельную стойку, — и, если у гостей возникнет необходимость установки компакт-диска или кассеты, они сделают это без труда. Управлять всем комплексом можно с отдельной панели или универсального пульта.

Если AV-комплекс не оснащен единой системой управления, желательно, чтобы специалист присутствовал в зале во время мероприятия для быстрого решения технических вопросов.

При этом отелю желательно иметь квалифицированного сотрудника для обслуживания оборудования и поддержания его в работоспособном состоянии, настройки комплекса перед проведением конкретного мероприятия. Компания-интегратор обучит его и снабдит необходимыми инструкциями.

На каком этапе следует обращаться в компанию-интегратор?

При выборе конкретного варианта оснащения конференц-зала следует учесть все особенности проекта: требования к функциональности оборудования, характеристики помещения, возможные сценарии коммутации сигналов, способы управления и т. д. Мы рекомендуем приступать к проектированию технического оснащения зала уже на этапе разработки дизайн-проекта помещения. Тогда можно скорректировать планируемые затраты, учесть расположение устройств при разработке интерьера, вовремя подготовить строительную документацию на прокладку скрытых коммуникаций. Если затягивать с проектированием, стоимость заказа наверняка увеличится, ведь установка некоторых устройств после отделки помещения может стать серьезной инженерной задачей, при этом потребуются дополнительные расходы на прокладку кабелей и закрепление оборудования.

Перед обращением в компанию-интегратор следует определиться с ориентировочным бюджетом проекта, желательными сроками исполнения и иметь схемы помещений. Замечательно, если у отеля уже есть предполагаемый перечень вариантов использования конференц-зала или переговорной, однако разработку сценариев можно и переложить на плечи интегратора. Далее под конкретный список задач подготавливается проект технического оснащения, причем специалисты компании-интегратора предоставляют подробное описание функциональных возможностей оборудования, тем самым помогая отелю сформировать список предлагаемых услуг. Исходя из особенностей зала, сценариев работы и финансовых возможностей, будет предложен оптимальный комплект оборудования и варианты его размещения.

Требования к помещению, в котором планируется установка аудиовизуального оборудования

1. Существуют ли специальные акустические требования?

Если в помещении не планируется проводить симфонических и рок-концертов или демонстрировать фильмы в формате Dolby Digital 7×1, никаких специальных требований к так называемой архитектурной акустике не существует (архитектурной акустикой называется проектирование помещения для формирования правильного распространения звуковых волн. — Авт.). Но акустические особенности помещения сильно зависят от материала стен. Если стены (особенно это касается старых зданий) выполнены из материала, который сильно отражает звук, в зале будет возникать эхо. Тот же эффект неизбежен, если в стенах имеются полости. Когда зал проектируется в старом здании или когда нет уверенности в качестве стен, перед проектированием аудиовизуального комплекса лучше провести акустическое обследование помещения, пригласив специалиста-акустика.

2. Необходим ли особый режим влажности?

Нет. Стандартно допустимая для электронной техники влажность — от 10 до 80%.

3. Влияют ли на «самочувствие» электронного оборудования перебои в электросети? Как избежать нежелательных последствий таких перебоев?

«Неожиданные» перебои со светом влияют на любую технику, тем более на проекторы, имеющие высоковольтные лампы. Мощные проекторы нельзя просто выключить из сети — надо дать лампе возможность охладиться. Поэтому предусматривают установку блоков бесперебойного питания. Когда во всем помещении выключается свет, а проектор все равно работает, это идет на пользу мероприятию в целом: его не приходится прерывать, а можно завершить согласно программе. Если в конференц-зале есть достаточно мощный источник бесперебойного питания, он может поддерживать работу и звукового оборудования, и системы отображения, и коммутации. Установка такого источника не требует больших финансовых затрат, зато защитит технику от электрических помех и обеспечит надежность работы комплекса. Кроме того, обычно в отелях предусматривают систему аварийного освещения для всех помещений. Но это вопрос из области проектирования коммуникаций в целом, а не только аудиовизуального комплекса.

ProОтель №1, апрель 2007

Комментариев еще нет

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Решите несложную задачку *